Vedtægter for fælleshuset

Formål

Fælleshuset aktivitetsudvalg skal sørge for at skabe gode aktiviteter for at fremme det sociale og skabe et godt sammenhold for haveforeningens medlemmer.

Aktivitets Medlemmer

Aktivitetsudvalgets medlemmer vælges på foreningens ordinære generalforsamling. Samt et bestyrelsesmedlem som bestyrelsen vælger. Medlemmerne af aktivitetsudvalget kan ses i info-tavler samt på haveforeningens hjemmeside.

Myndighed

Aktivitetsudvalget refererer til Haveforeningens bestyrelse. Haveforeningens bestyrelse og dennes formand er således Aktivitetsudvalgets øverste myndighed. Da Aktivitetsudvalget benytter medlemmernes penge og foreningens lokaler til deres arrangementer, forbeholder bestyrelsen sig retten til at skride ind og overtage styringen med Aktivitetsudvalgets arbejde.

Arrangementer

Det er Aktivitetsudvalget som repræsenterer foreningens bestyrelse ved arrangementerne. Det er således en del af Aktivitetsudvalgets opgave at skabe og dyrke den gode stemning og foreningsstemning i fælleshuset og ved arrangementerne.

Aktivitetsudvalget, som er ansvarlig for arrangementet. Ansvaret for et arrangement består blandt andet af at:

• Annoncere arrangementet – til bestyrelsen, i info-tavlen og på haveforeningens hjemmeside.
• Sikre at arrangementet afholdes i overensstemmelse med haveforeningens vedtagne regler.
• Afregne med Aktivitetsudvalgets kasserer umiddelbart efter arrangementet.

Økonomi

Fælleshuset er fritaget for haveleje og haveforeningen betaler alle faste udgifter til forsikring. Forbrug af strøm og vand betales af fælleshuset.

Der må som hovedregel ikke indkøbes varer eller ydelser fra private. Hvis der handles hos private, familiemedlemmer, venner eller andre medlemmer af haveforeningen skal handlen godkendes af haveforeningens bestyrelse inden den foretages. Der skal laves ”Dags dato blanket” med begge parters underskrift.

Alle indkøb skal dokumenteres med en gyldig kvittering, hvor sælgers CVR NR., samt moms beløb tydeligt fremgår.

Aktivitetsudvalget har tre (3) forskellige pengekasser som ikke må blandes. Hvis en kassebeholdning oversiger et givet beløb, er det Aktivitetsudvalgets kasserers opgave straks at gå i banken og indsætte pengene på den af haveforeningens angivne konto.

1. Kassebeholdning: 500,- kr. i byttepenge
2. Aktivitetskonto: 7.000,- kr.
3. Vedligehold/Henlæggelseskonto.

Når bankbeholdning er over 7.000 kr. føres beløbet over på Vedligehold/Henlæggelseskonto.

Ved større renovering og tilbygninger kan man komme med overslag til bestyrelsen som vil fremsætte forslaget på førstkommende ordinære generalforsamling.

Opløsning af fælleshuset

Hvis fælleshuset ikke økonomisk kan bære sig selv, kan det opløses på en generalforsamling med 2/3 af haveforeningens medlemmernes flertal. Hvis forslaget vedtages sælges Fælleshuset og pengene tilfalder haveforeningen.

Nøgler

Der udleveres nøgler til fælleshuset til Aktivitetsudvalget. Nøglerne er personlige og må ikke udlånes til andre.